Lisheane
Lisheane ist ein ERP-System, das Sie von der Erfassung Ihrer Kunden und Artikel über Verkauf, Einkauf und Lager bis hin zur vollständigen Buchhaltung begleitet. Probieren Sie es aus: Nach der Registrierung Ihrer Firma können Sie sofort loslegen. Die wichtigsten Konten sind bereits eingerichtet.
Stammdaten
Personen und Firmen
Sie können Personen und Firmen erfassen, zusammen kurz "Partner" genannt. Ein Partner kann als Kunde, als Lieferant, als beides oder als keines von beidem markiert sein. Ob es sich um eine Person oder eine Firma handelt, wird zu Beginn festgelegt; ob ein Partner Kunde oder Lieferant ist, kann auch später noch ergänzt werden.
Unter "Verkauf / Kunden" werden nur Partner angezeigt, die als Kunden markiert sind, unter "Einkauf / Lieferanten" entsprechend nur die Lieferanten. Unter "Stammdaten / Personen & Firmen" finden Sie alle Partner, unabhängig von ihrer Markierung. So lassen sich zum Beispiel auch Beziehungen eines Kunden erfassen, die selbst (noch) weder Kunde noch Lieferant sind.
Kunden können Sie in der Kundentabelle neu erfassen — oder direkt beim Verkauf: Neben dem Kunden-Auswahlfeld erfassen Sie mit "Neu erfassen..." einen neuen Kunden, ohne den Verkauf zu unterbrechen. Dieser Kunde wird dann auch gleich in der Kundenliste abgelegt. Bei Lieferanten ist diese spontane Erfassung im Einkauf nicht vorgesehen, da man hier von einer kleineren, stabileren Zahl ausgeht.
Artikel
Waren, die gekauft und verkauft werden, heissen in Lisheane Artikel. Die wichtigsten Merkmale sind eine Nummer und ein Name. Die Nummer ist auch nach aussen sichtbar; sie sollte daher kurz und verständlich sein. Jeder Artikel hat eine eigene Nummer (mit Ausnahme von Varianten).
Es gibt drei Artikeltypen:
- Artikel: Ein physischer Artikel, der optional auf Lager verwaltet werden kann.
- Einzelstück: Ein physischer Artikel, der immer im Lager verwaltet wird. Geeignet für einmalige Gegenstände wie Occasionen oder Kunstobjekte.
- Dienstleistung: Eine nicht-physische Leistung ohne Lagerverwaltung.
Varianten
Zu einem Artikel können verschiedene Varianten existieren. Zum Beispiel kann ein Kleidungsstück in verschiedenen Grössen oder Farben angeboten werden. Alle diese Varianten haben viele gleiche Eigenschaften, etwa den Hersteller, oft auch den Preis. Varianten ermöglichen es, diese gemeinsamen Eigenschaften über alle Varianten gleichzeitig zu erfassen, während Artikelnummer und Preis je Variante unterschiedlich sein können.
Dienstleistungen
Dienstleistungen können ebenfalls von einem Lieferanten bezogen oder für einen Kunden geleistet werden. In Lisheane werden sie daher auch unter den Artikeln verwaltet. Dienstleistungen können physisch nicht ausgeliefert werden und haben kein Gewicht. Daher werden bei ihrer Erfassung andere Angaben verlangt — eine Nummer und ein Name gibt es allerdings auch hier.
Lager- und Seriennummernverwaltung
Für jeden physischen Artikel legen Sie fest, wie er im Lager geführt wird: gar nicht, nach Menge, nach Menge und Charge (mit Produktions- und Ablaufdatum) oder nur nach Verfügbarkeit ohne genaue Mengenerfassung. Einzelstücke werden immer mit Lagerverwaltung geführt.
Für lagergeführte Artikel können zusätzlich Seriennummern verwaltet werden. Diese werden entweder bereits beim Lagereingang oder erst bei der Auslieferung erfasst.
Preise
Zu jedem Artikel können mehrere Preise hinterlegt werden. Ein Preis kann auf bestimmte Bedingungen eingeschränkt werden:
- Mindestmenge: Der Preis gilt ab einer bestimmten Bestellmenge.
- Zeitraum: Gültig von einem Datum bis zu einem anderen, etwa für Aktionspreise.
- Tarif: Der Preis gilt für Kunden mit einem bestimmten Tarif.
- Währung: Der Preis gilt für eine bestimmte Währung.
Stücklisten und Pakete
Ein Artikel kann aus mehreren anderen Artikeln zusammengesetzt sein. Die Komponenten werden mit ihrer Menge erfasst, wobei eine Komponente auch als Verpackungseinheit gekennzeichnet werden kann.
Lieferantenartikel
Zu einem Artikel können mehrere Lieferanten hinterlegt werden. Für jeden Lieferanten lassen sich eine Lieferantennummer sowie Einkaufspreise erfassen.
Sortimente
Sortimente sind vordefinierte Zusammenstellungen von Artikeln. Sie helfen, häufig zusammen bestellte Artikel beim Erstellen von Offerten und Aufträgen schnell hinzuzufügen. Optional kann einem Sortiment ein Tarif zugewiesen werden.
Gruppen und Kategorien
Artikel lassen sich auf verschiedene Arten organisieren:
- Artikelgruppe: Hierarchische Strukturierung der Artikel.
- Marke: Hersteller oder Marke.
- Verkaufskategorie: Kategorisierung für Auswertungen.
- Tags: Freie Schlagworte, die auch an Personen vergeben werden können.
Verkauf
Offerten
Vor dem eigentlichen Auftrag kann (muss aber nicht) eine Offerte erstellt werden. Es kann auch direkt ein Auftrag erfasst werden.
Wird eine neue Offerte erstellt, so wird diese immer im Status "Entwurf" erfasst. Nachdem die Positionen der Offerte hinzugefügt wurden und die Offerte gespeichert wurde, kann sie über die Kontextaktion "Offerte versendet" als dem Kunden bekannt gemacht gekennzeichnet werden.
Wie alle Belegarten kann auch die Offerte nur gelöscht werden, solange sie sich im Status "Entwurf" befindet.
Versandte Offerten haben den Status "Offen". Nun kann es auf drei Arten mit der Offerte weitergehen:
- Die Offerte kann abgelehnt werden. Wird diese Kontextfunktion gewählt, so wechselt der Status auf "Abgelehnt". Eine abgelehnte Offerte kann nicht mehr bearbeitet werden, mit der Ausnahme, dass die Notiz geändert werden kann, was praktisch bei allen Belegen in jedem Zustand noch möglich ist.
- Die Offerte kann durch eine neue ersetzt werden. Es kann sämtlicher Inhalt der Offerte geändert werden. Diese neue Offerte erhält eine neue Nummer. Die bisherige Offerte erhält den Status "Ersetzt".
- Und natürlich kann die Offerte auch akzeptiert werden. In diesem Fall muss daraus ein Auftrag gebildet werden, es öffnet sich also der Auftragsdialog mit vorabgefüllten Werten entsprechend der Offerte. Die Offerte erhält nach Erstellung des Auftrags den Status "Bestätigt".
Aufträge
Während Offerten immer im Status "Entwurf" erstellt werden, kann der initiale Status von Aufträgen bei den Einstellungen konfiguriert werden. Damit kann der Prozess den bestehenden Abläufen im Betrieb angepasst werden.
Die Einstellung "Auftragserstellung Status" bietet folgende Möglichkeiten:
- Entwurf: Mit dieser Einstellung verhält sich der Auftragsdialog gleich wie der Offertendialog. Ein Auftrag wird also immer im Status "Entwurf" erstellt. Erst nach Bestätigung des Versandes, oder nach Versendung per Email kann der Auftrag den Status "Offen" erhalten.
- Entwurf vorschlagen: Mit dieser Einstellung wird die Auftragsmaske mit dem voreingestellten Wert "Entwurf" geöffnet. Der Benutzer kann jedoch den Status noch während dem Erfassen auf "Offen" wechseln.
- Offen vorschlagen: Die Erfassung eines Auftrags wird mit dem Status "Offen" begonnen. Der Benutzer muss somit aktiv auf "Entwurf" wechseln, wenn er den Auftrag noch nicht als bestätigt beginnen möchte.
- Auswahl verlangen: Es wird kein Status vorgeschlagen. Der Benutzer muss sich aktiv Gedanken machen, welchen Status der Auftrag bei der ersten Speicherung erhalten soll. Ohne Auswahl des Status kann der Auftrag nicht gespeichert werden; in diesem Fall wird das Statusfeld rot umrandet, um auf die fehlende Eingabe aufmerksam zu machen.
Lieferungen
Lieferungen gehören immer genau zu einem Auftrag. Eine Lieferung kann nicht zu zwei Aufträgen gleichzeitig gehören. Möchten Sie eine Lieferung erstellen, werden Sie zuerst gefragt, ob es sich um eine Lieferung zu einem bereits bestehenden Auftrag oder um einen komplett neuen Geschäftsfall handelt. Im zweiten Fall wird im Hintergrund gleichzeitig zur Lieferung ein Auftrag mit denselben Daten erstellt.
Teillieferungen
Teillieferungen müssen nicht zwingend verwendet werden. Sie können das ERP auch so nutzen, dass Sie zu jedem Auftrag genau mit der einen Lieferung arbeiten, die automatisch entsteht. In speziellen Fällen kann es aber nützlich sein, dass Lieferungen nicht nur ganz oder gar nicht ausgeführt werden können.
Teillieferungen können auf zwei Arten entstehen. Beim Ausführen der Lieferung kann als Abschluss die Option "Abschliessen als Teillieferung" gewählt werden. In diesem Fall wird die ausgeführte Lieferung in zwei Lieferungen aufgeteilt. Eine davon wird dabei gleich in den Status "Erledigt" gesetzt, die "Restlieferung" bleibt "Offen". Die offene Lieferung ist auch diejenige, die die bisherige Lieferungsnummer beibehält; die neu erstellte, erledigte Teillieferung erhält eine neue Lieferungsnummer.
Eine Teillieferung kann jedoch auch vorausgeplant werden. Dies ist nützlich, wenn eine Lieferung von zwei verschiedenen Lagern ausgeführt werden soll, Teile der Lieferung zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen sollen oder verschiedene Adressen beliefert werden sollen.
Eine geplante Teillieferung kann im Dialog "Lieferung bearbeiten" erstellt werden. Neben "Abbrechen" und "Ok" findet sich dort am unteren Rand eine Schaltfläche, um eine Teillieferung zu erstellen. Bei deren Aktivierung erscheint ein weiterer Dialog. Hier kann ein Lager ausgewählt und die Mengen zu den einzelnen Positionen bestimmt werden. Zusätzliche Positionen können hier nicht mehr erfasst werden. Die Adresse der Lieferung kann jedoch geändert werden, sodass Teillieferungen auch an unterschiedliche Adressen geliefert werden können.
Wird ein Auftrag bearbeitet, zu dem schon mehrere Lieferungen bestehen, kann die Menge der Positionen nicht mehr einfach bearbeitet werden — das ERP muss wissen, welche Lieferung geändert werden soll. Daher bietet das Mengenfeld die Option, einen Dialog zu öffnen ( > ), in dem die Mengen der Position zu allen offenen Lieferungen geändert werden können.
Rechnungen
Im einfachsten Fall bezieht sich eine Rechnung auf genau einen Auftrag und ein Auftrag hat genau eine Rechnung. Das ist jedoch nicht zwingend: Zu einem Auftrag können mehrere Rechnungen erstellt werden, und umgekehrt kann sich eine Rechnung auch auf mehrere Aufträge beziehen (Rechnungslauf).
Wie bei der Lieferung werden Sie beim Erstellen einer neuen Rechnung zuerst gefragt, ob sie zu einem bestehenden Auftrag gehört oder einen komplett neuen Geschäftsfall darstellt. Bei einem bestehenden Auftrag werden die Positionen übernommen. Der Wert einer Rechnungsposition wird bei der Erstellung berechnet und gespeichert, sodass spätere Preisänderungen vergangene Rechnungen nicht verändern.
- Eine Rechnung kann auch Positionen enthalten, die keinem Auftrag zugeordnet sind, etwa beim Direktverkauf ohne Auftrag.
- Quittungen können erstellt werden, ohne dass die Kundendaten erfasst wurden.
- Basiert eine neue Rechnung nicht auf einem bestehenden Auftrag, wird im Hintergrund ein Auftrag erstellt. Enthält die Rechnung physische Artikel, können Sie gleich auch eine Lieferung erstellen.
Einkauf
Der Einkauf ist gewissermassen das Gegenstück zum Verkauf: Sie bestellen Waren bei einem Lieferanten, wodurch eine Anlieferung entsteht. Anders als beim Verkauf bestimmt hier jedoch der Lieferant mit seiner Auftragsbestätigung, was schliesslich geliefert wird, und auch die Rechnung lässt Ihnen der Lieferant zukommen, statt dass sie aus dem Einkauf abgeleitet wird.
Der Ablauf eines Einkaufs kann unterschiedlich gehandhabt werden. Je mehr Sie erfassen, desto detaillierter sind später die möglichen Auswertungen. Im einfachsten Fall erfassen Sie nur den Wareneingang (wodurch sich der Lagerbestand aktualisiert) und anschliessend die Rechnung des Lieferanten, die Sie bezahlen.
Ausführlicher können Sie den Lieferschein des Lieferanten übernehmen oder den Einkauf bereits im eigenen System erfassen und dem Lieferanten zukommen lassen. In diesem Fall erstellt Lisheane auch eine offene Anlieferung, und die eingehenden Lieferungen sowie die Lieferantenrechnungen können einzelnen Einkäufen zugeordnet werden. So kann das System auch Auskunft geben, welche Anlieferungen zu erwarten sind und welche Rechnung zu welcher Anlieferung gehört.
Lager
Lagerstruktur
Das Lagersystem ist hierarchisch aufgebaut. Zuoberst stehen die Lager (Lagergebäude), darunter lassen sich Lagergruppen (z. B. Regale oder Zonen) und konkrete Lagerplätze strukturieren. Jeder Lagerplatz hat einen über das gesamte System eindeutigen Namen. Neben gewöhnlichen Lagerplätzen gibt es Sonderformen wie Plätze für einen einzelnen Artikel, Kommissionierungs-, Wareneingangs- oder benutzereigene Plätze.
Lagerbestand
Der Lagerbestand wird pro Artikel und Lagerplatz verwaltet. Jeder Eintrag enthält den Lagerplatz, den Artikel (der auch eine Verpackungseinheit sein kann), die aktuelle Menge, das Datum des letzten Zugangs und – je nach Artikelkonfiguration – Charge und Seriennummern.
Lagerbewegungen
Jede Veränderung des Lagerbestands wird als Lagerbewegung protokolliert. Eine Lagerbewegung hat einen Typ und bezeichnet Quell- und Ziellager. Typische Bewegungen sind Wareneingang, Wareneingang aus Einkauf, Warenausgang durch Lieferung oder Direktverkauf, Verbrauch, Produktion, Umlagerung, Umpacken, Kommissionierung und Inventurkorrektur.
Umlagerungen
Eine Umlagerung ist ein Beleg, der die Verschiebung von Artikeln zwischen Lagerplätzen erfasst. Sie hat ein Quell- und ein Ziellager sowie mehrere Positionen mit Artikeln und Mengen. Beim Umpacken kann ein Artikel dabei in eine andere Form, etwa eine Verpackungseinheit, umgewandelt werden.
Chargen und Seriennummern
Für Artikel mit Chargenverwaltung wird jede Lagermenge einer Charge zugeordnet. Eine Charge umfasst Chargennummer (meist vom Hersteller vergeben), Produktionsdatum und Ablaufdatum. Für Artikel mit Seriennummernverwaltung werden die Seriennummern pro Lagereintrag erfasst – je nach Konfiguration beim Lagereingang oder erst bei der Auslieferung.
Buchhaltung
Lisheane übernimmt für Sie die Buchhaltung! Sie können Einnahmen und Ausgaben erfassen. Diese werden in einer doppelten Buchhaltung auf den entsprechenden Konten verbucht. So haben Sie immer den Überblick über Ihre finanziellen Verhältnisse.
Einnahmen
Mit drei der Einstiegspunkte auf der Startseite können Sie eine Einnahme erstellen:
- Rechnung stellen: Ein Kunde hat Waren erhalten oder Sie haben eine Dienstleistung für den Kunden erbracht. Der Kunde hat dies noch nicht bezahlt. Er erhält somit eine Rechnung, die er zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt.
- Quittung ausstellen: In diesem Fall hat der Kunde bereits bezahlt. Es wird eine Quittung für den Kunden erstellt, welche ihm dies bescheinigt.
- Einnahme erfassen: Auch hier hat ein Kunde eine Zahlung für Waren oder Dienstleistungen gemacht. Es wird jedoch keine Quittung erstellt. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn die Einnahmen erst im Nachhinein, z. B. im Büro, erfasst werden sollen.
Diese drei Funktionen sind auch in der Tabelle der Einnahmen vorhanden.
Ausgaben
Auch bei den Ausgaben gibt es verschiedene Varianten bei der Erfassung. Der Einstiegspunkt ist jedoch immer "Ausgabe erfassen". Die Unterschiede zeigen sich erst bei der Eingabemaske:
- Der Status der Ausgabe: Wurde bereits eine Zahlung geleistet oder handelt es sich um eine offene (Lieferanten-)Rechnung?
- Sollen die einzelnen Positionen der Ausgabe überhaupt erfasst werden?
- Wenn eine Rechnung oder Quittung vom Lieferanten vorliegt, kann diese gescannt und der Gesamtbetrag sowie die Positionen automatisch erfasst werden.
Konten und Buchungen
Jedes Konto trägt eine Nummer, mit der Gruppen von Konten gebildet werden, und eine Bezeichnung. Die Struktur der Nummern gibt der Kontenrahmen vor. Es gibt Bilanzkonten (sie sagen, wie viel Guthaben oder Schulden Sie haben), Erfolgskonten (woher Geld gekommen oder wohin es geflossen ist) und technische Konten (z. B. für die Geschäftsjahreseröffnung).
Jede Buchung sagt aus, wann welcher Betrag von einem Konto auf ein anderes verschoben wurde, und betrifft damit immer genau zwei Konten. Eine einmal erfasste Buchung kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Stellt sie sich als falsch heraus, wird sie storniert – die Stornobuchung ist eine Kopie der ursprünglichen Buchung mit negativem Betrag – und anschliessend kann eine korrigierte Buchung erfasst werden.
Skonti
Skonti können als Zahlungsbedingungen hinterlegt und Rechnungen, Aufträgen und Kunden zugeordnet werden. Ein Skonto kann zwei Stufen haben, zum Beispiel "Innerhalb 10 Tagen 2%, innerhalb 30 Tagen 1%". Der angezeigte Text wird automatisch aus den erfassten Werten generiert.
Bankkonten
Bankkonten können im System hinterlegt werden; die IBAN wird für schweizerische und liechtensteinische Konten validiert. Ein Bankkonto kann als Rechnungskonto markiert werden – es wird dann als Zahlungsweg auf Rechnungen aufgedruckt. Kontoauszüge können importiert und mit den bestehenden Buchungen abgeglichen werden.
MWST-Abrechnung
Die MWST-Abrechnung basiert auf dem Schweizer eCH-Standard. Unterstützt werden die effektive Methode, die Saldosteuersatz- sowie die Pauschalsteuermethode. Auch besondere Fälle wie Margenbesteuerung, Ausfuhrpauschale und fiktiver Vorsteuerabzug werden berücksichtigt. Die MWST-Deklaration enthält alle Angaben für die elektronische Einreichung bei der ESTV.
Geschäftsjahr
Im System kann höchstens ein offenes Geschäftsjahr gleichzeitig erfasst sein. Start- und Enddatum sind frei wählbar; ein Geschäftsjahr muss mindestens drei Monate und weniger als zwei Jahre dauern, und Geschäftsjahre dürfen sich nicht überschneiden (gesetzliche Regelungen können strikter sein).
Die Eröffnung eines Geschäftsjahres kann nicht rückgängig gemacht werden; Start- und Enddatum sowie die Anfangssaldi lassen sich jedoch noch anpassen. Der Abschluss – die Verbuchung des Gewinns oder Verlustes – kann technisch rückgängig gemacht werden, sofern dies nicht durch bereits publizierte Abschlussdokumente gesetzlich ausgeschlossen ist. Erfolgskonten beginnen im neuen Geschäftsjahr wieder bei null, Bilanzkonten starten mit dem letzten Wert des Vorjahres.